Numer zamówienia 01/EUR/2020

Nr  01/EUR/2020

Fundacja Centrum Edukacji Obywatelskiej, z siedzibą w Warszawie przy ul. Noakowskiego 10 lokal nr 1, NIP: 525-17-26-659, REGON: 012433534 zaprasza do złożenia ofert na wykonanie zamówienia na :

  1. Przedmiot zamówienia: Świadczenie usług w zakresie przygotowania, realizacji i ewaluacji społecznej kampanii projektu „I am European. Historie i fakty o migracjach na XXI wiek” w mediach społecznościowych, odbiorcą których będzie Fundacja Centrum Edukacji Obywatelskiej.
  2. Harmonogram

 

 

DATA

GODZINA

Ostateczny termin zwrócenia się z pytaniami do Zamawiającego

01 czerwca  2020

17:00

Ostateczny termin dla Zamawiającego do złożenia Oferentom wszystkich wyjaśnień

09 czerwca 2020

-

Termin składania ofert

19 czerwca 2020

10:00

Spotkania z wybranymi Oferentami

Do 30 czerwca 2020

-

Data zakończenia oceny ofert

Do 10 lipca 2020

-

Powiadomienie o udzieleniu zamówienia

Do 17 lipca 2020

-

Podpisanie umowy

Do 24 lipca 2020

-

Rozpoczęcie współpracy

Po podpisaniu umowy

-

  1. Udział, eksperci i podwykonawstwo
  2. Udział w niniejszej procedurze przetargowej jest otwarty tylko dla zaproszonych oferentów. Kwalifikowalność znajduje się w pkt. 10-13 Opisu przedmiotu zamówienia, stanowiącego załącznik nr 2.
  3. Osoby fizyczne lub prawne nie są uprawnione do udziału w tej procedurze przetargowej, jeśli aktualnie podlegają karze administracyjnej, o której mowa w punktach 2.3.4 i 2.6.10.1.1. Praktycznego Poradnika dotyczącego procedur udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych WE. W razie złożenia przez nich oferty, zostanie ona uznana za nieodpowiednią .
  4. W przypadkach wymienionych w sekcji 2.6.10.1.1. Praktycznego Poradnika dotyczącego procedur udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych WE oferenci mogą zostać wykluczeni z procedur finansowanych przez UE i podlegać karom finansowym do 10% całkowitej wartości zamówienia zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem finansowym. Informacje te mogą zostać opublikowane na stronie internetowej Komisji zgodnie z obowiązującym rozporządzeniem finansowym. W razie, gdy Wykonawcy odnajdą się w przypadkach wymienionych w sekcji 2.6.10.1.1. ww. Poradnika podczas trwania procedury wyboru oferty najkorzystniejszej lub podczas podpisania umowy, oferenci są zobowiązani niezwłocznie poinformować o tym Zamawiającego.
  5. Umowa między Wykonawcą a jego ekspertami zawiera postanowienie, że podlega ono zatwierdzeniu przez Zamawiającego.
  6. Podwykonawstwo jest dozwolone z uwzględnieniem, że Wykonawca ponosi pełną odpowiedzialność wobec Zamawiającego za wykonanie zamówienia jako całości. Jeżeli oferent zamierza zlecić podwykonawstwo jednej lub więcej większej ilości zakontraktowanych usług, musi to zostać wyraźnie określone w opisie organizacji pracy oraz w formularzu składania oferty. Zamawiający wymaga, aby następujące kluczowe zadania zostały wykonane bezpośrednio przez samego oferenta.
  7. Wszyscy podwykonawcy muszą spełniać kryteria, które kwalifikują ich do zamówienia.

4. Treść składanych ofert

Oferty, wszelka korespondencja i dokumenty związane z ofertą wymieniane przez oferenta i instytucję zamawiającą muszą być sporządzone w języku polskim i angielskim w odniesieniu do konkretnie wskazanych załączników do danego zamówienia.

Dokumenty uzupełniające i literatura drukowana dostarczone przez oferenta mogą być sporządzone po polsku albo po angielsku. Do celów interpretacji oferty pierwszeństwo ma język postępowania.

Oferta musi zawierać następujące dokumenty:

1. Wypełniony, podpisany i opieczętowany Formularz oferenta wraz ze wskazanymi załącznikami do niego, stanowiącymi integralną część oferty od Wykonawcy, w tym opis metodologii i realizacji zamówienia, ze szczególnym uwzględnianiem następującej informacji:

  • Rekomendacje kanałów komunikacji;
  • Dwie propozycje influencerów do współpracy;
  • Propozycje hasła, hasztagu dla polskiej wersji kampanii, biorąc pod uwagę przedstawione międzynarodowe wytyczne;
  • Propozycja jednego posta (bardziej skupiając się na treści: co by mówił, kogo pokazywał, co przedstawiałby obrazek/zdjęcie/grafika);
  • Opis sposobu współpracy agencji z klientem;
  • Opis sposobu traktowania zagadnień międzykulturowych i wrażliwości na wszelkie przejawy dyskryminacji, zwłaszcza wobec osób z migranckim doświadczeniem i/lub doświadczeniem uchodźstwa.

2. Opis doświadczenia agencji w zakresie podobnych projektów, w tym opis doświadczenia w kampaniach w mediach społecznościowych z podobną grupą wiekową oraz opis doświadczenia w kampaniach społecznych lub kampaniach poruszających temat migracji;

3. Organizacja i metodologia (staną się załącznikiem III do umowy), które zostaną opracowane przez oferenta zgodnie ze wzorem zawartym w załączniku III do projektu umowy.

4. CV kluczowych ekspertów, którym będzie powierzone przygotowanie i realizacja zamówienia oraz podpisane przez każdego z nich oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia i dyspozycyjności w czasie realizacji zamówienia, w języku angielskim, stanowiącym załącznik nr 7 do niniejszego zamówienia. Oryginał formularza znajduje się na stronie Komisji Europejskiej http://ec.europa.eu/europeaid/prag/annexes.do?chapterTitleCode=A  jako Form a14

5. Podpisane potwierdzenie sytuacji finansowej i ekonomicznej oraz potwierdzenie doświadczenia zgodnie ze wskazanymi warunkami w niniejszym zamówieniu.

6. Oświadczenie oferenta, podpisane przez osobę uprawnioną na papierze firmowym, zgodnie z podanym wzorem w załączniku nr 10 do niniejszego zamówienia.

7. Informacje o rachunku bankowym, wypełnionym zgodnie z podanym wzorem w załączniku nr 8 do niniejszego zamówienia.

8. Dokument potwierdzający status osoby upoważnionej do reprezentowania wykonawcy oraz do podpisywania dokumentów.

9. Wycenę całej usługi na podstawie wzoru, podanego w załączniku Nr 6.

5. Oferta cenowa

Do oferty należy załączyć ofertę cenową sporządzoną z wykorzystaniem wzoru stanowiącego Załącznik nr 6. Kwoty w ofercie mają być podane w kwotach brutto.

Szacunkowa ogólna wartość zamówienia w podziale na pięć części z VAT: 350.000 PLN

5.1. Opis sposobu obliczenia ceny

  • Wykonawca poda wycenę brutto za wykonanie zamówienia i ceny jednostkowe brutto za elementy składowe zamówienia.
  • Podana wycena musi obejmować wszystkie koszty z uwzględnieniem wszystkich opłat i podatków (także od towarów i usług). Podana cena musi mieścić się w budżecie, którym dysponuje Zamawiający, a który wyszczególniony jest w załącznik nr 3 (Brief). Poprzez budżet kampanii rozumiemy tutaj całościowy koszt za przygotowanie, realizację i ewaluację kampanii, to jest wynagrodzenie dla agencji, wszystkie koszty kampanii, opłaty dla podwykonawców (np. influencer), a także wszystkie opłaty i podatki (także od towarów i usług). Budżet Zamawiającego na cały okres trwania kampanii to:

I FAZA – ok. 90 tys. zł. brutto

II FAZA – ok. 65 tys. zł. brutto

III FAZA – ok. 65 tys. zł. brutto

IV FAZA – ok. 65 tys. zł. brutto

V FAZA – ok. 65 tys. zł. brutto

5.2. Wszystkie ceny należy podać w złotych polskich, z dokładnością do 2 miejsc po przecinku.

5.3. Wszystkie ceny określone przez Wykonawcę zostaną ustalone na okres obowiązywania umowy i nie będą podlegały zmianom.

6. Oferta wariantowa

Zamawiający nie dopuszcza możliwości złożenia oferty wariantowej.

7. Termin związania z ofertą

Wykonawca jest związany ofertą przez okres 90 dni od terminu składania ofert lub do dnia poinformowania o wynikach wyboru oferty najkorzystniejszej.

8. Dodatkowa informacja przed terminem składania ofert.

Wykonawca może zwrócić się do Zamawiającego o wyjaśnienie treści przedmiotu zamówienia i postępowania nie później niż 17:00 dnia 01 czerwca 2020 r. drogą mailową. Osoba uprawniona do udzielenia wyjaśnień niniejszego zamówienia Weronika Rzeżutka.

9. Składanie ofert

Ofertę należy przesłać pocztą elektroniczną na adres weronika.rzezutka@ceo.org.pl albo złożyć w formie papierowej w siedzibie głównej Fundacji Centrum Edukacji Obywatelskiej w Warszawie, ul. Noakowskiego 10/1, 00-666 Warszawa (w sekretariacie), do dnia 19 czerwca 2020 r. do godziny 10:00.

10. Zmiany lub cofnięcie ofert.

Oferentom przysługuje możliwość wprowadzenia zmian w ofertach oraz całkowitego cofnięcia oferty z  postępowania danego zamówienia. Podanie o wprowadzenie zmian lub cofniecie oferty ma być przesłane pocztą elektroniczną na adres weronika.rzezutka@ceo.org.pl nie później niż 2 dni przed upływem terminu złożenia ofert.

11. Koszt udziału w postępowaniu

Wykonawca ponosi wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty. 

 

12. Własność ofert

Po upływie terminu złożenia ofert Zamawiający nie wysyła ofert Wykonawcom.

12.1. Otwarcie i ocena ofert

Otwarcie ofert nastąpi w dniu 23 czerwca 2020 o godzinie 12:00 w siedzibie Fundacji Centrum Edukacji Obywatelskiej.

Otwarcie ofert jest jawne. Wykonawcy mogą uczestniczyć w sesji otwarcia ofert. Wykonawcy zainteresowani wzięciem udziału w sesji otwarcia ofert maja poinformować Zamawiającego pocztą elektroniczną na adres weronika.rzezutka@ceo.org.pl nie później dnia 19 czerwca 2020 o godziny 10:00.

12.2. Podczas otwarcia ofert zamawiający ogłosi nazwy,  adresy i ceny ofert.

W toku dokonywania badania i oceny złożonych ofert zamawiający może żądać udzielania przez oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych przez nich ofert. Zamawiający dokona sprawdzenia ważności złożonych ofert. Następnie zamawiający dokona badania ofert pod kątem spełniania zasad Praktycznego Poradnika dotyczącego procedur udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych WE, warunków określonych w dokumentacji oraz oczywistych omyłek. W przypadku, gdy wszystkie oferty zostaną odrzucone, postępowanie zostanie unieważnione.

Pozostałe oferty zostaną poddane procedurze oceny zgodnie z kryteriami oceny ofert

określonymi w niniejszej dokumentacji za pomocą siatki, która stanowi załącznik nr 9.

12.3.    Wybór oferty najkorzystniejszej

Zamawiający udzieli zamówienia oferentowi, którego oferta będzie przedstawiała najkorzystniejszy bilans z punktu widzenia wszystkich kryteriów oceny ofert w odniesieniu do oferty cenowej, zachowując proporcję 80/20.

12.4.    Konfidencjonalność

Cała procedura oceny jest poufna, z zastrzeżeniem przepisów Zamawiającego dotyczących dostępu do dokumentów. Decyzje komisji oceniającej są wspólne, a jej obrady odbywają się na sesji zamkniętej. Członkowie komisji oceniającej są zobowiązani do zachowania tajemnicy. Sprawozdania z oceny i zapisy pisemne są wyłącznie do użytku wewnętrznego i nie mogą być przekazywane ani oferentom, ani trzecim osobom spoza instytucji Komisji Europejskiej,  Europejskiego Urzędu ds. Zwalczania Nadużyć Finansowych i Europejskiego Trybunału Obrachunkowego.

13. Normy etyczne i antykorupcyjne.

Zamawiający zapewnia, że żaden wykonawca nie znajduje się w jakikolwiek sposób w sytuacji konfliktu interesów z danym postępowaniem, w szczególności Wykonawca nie podejmował bezpośrednio czynności związanych z przygotowaniem prowadzonego postępowania i nie posługiwał się w celu sporządzenia oferty osobami uczestniczącymi w dokonywaniu tych czynności.

Zamawiający przestrzega reguły szanowania praw człowieka, uczciwego podejścia do pracy oraz zasad tzw. zielonych zamówień publicznych, w ramach których stara się uzyskać usługi, których oddziaływanie na środowisko w trakcie ich cyklu życia jest ograniczone w porównaniu do usług o identycznym przeznaczeniu, jakie zostałyby zamówione w innym przypadku.

 

14. Zawarcie umowy

14.1.  Powiadomienie o wybranej ofercie.

Zamawiający powiadomi o wyniku postępowania wszystkich uczestników.

W zawiadomieniu wysłanym do oferenta, którego oferta została wybrana, zamawiający określi termin zawarcia umowy.

14.2.  Podpisanie umowy

Zamawiający podpisze umowę z wybranym Wykonawcą w ciągu 30 dni po dokonaniu wyboru oferty najkorzystniejszej.

W razie odwołania lub odmowy podpisania umowy ze strony wybranego Wykonawcy, Zamawiający zaprosi do wykonania realizacji zamówienia Wykonawcę, którego oferta została przerankingowana jako kolejna najkorzystniejsza podczas procedury. W przypadku podpisania umowy przez Wykonawcę, którego oferta została uznana za najkorzystniejszą,  Zamawiający poinformuje wszystkich oferentów o tym.

15. Anulowanie zamówienia

W razie anulowanie postępowania, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o tym Wykonawców. Gdy procedura anulowania nastąpi przed otwarciem ofert, to oferty będą zwrócone Wykonawcom.

16. Procedury odwoławcze

Wykonawcy mogą złożyć odwołanie zgodnie z procedurą wymienioną w sekcji 2.12. Praktycznego Poradnika dotyczącego procedur udzielania zamówień w ramach działań zewnętrznych WE.

17. Klauzula informacyjna RODO, ART. 13 RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO”, informuję, że:

  • administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Fundacja Centrum Edukacji Obywatelskiej z siedzibą w Warszawie ul. Noakowskiego, 10, tel. 22 875 85 40, email: dane.osobowe@ceo.org.pl;
  • Pani/Pana dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO w celu związanym z postępowaniem pn. 01/EUR/2020, a w przypadku wyboru Państwa oferty jako najkorzystniejszej również w celu zawarcia i realizacji ww. umowy;
  • odbiorcami Pani/Pana danych osobowych będą osoby lub podmioty nadzorujące i kontrolujące i koordynujące działania Fundacji;
  • Pani/Pana dane osobowe będą przechowywane wyłącznie przez okres wymagany dla archiwizacji dokumentów dotyczących projektu „I am European: historie i fakty o migracjach na XXI wiek” (Ref. number CSO-LA/2019/410-270) sfinansowany ze środków Komisji Europejskiej (EuropeAid),
  • obowiązek podania przez Panią/Pana danych osobowych bezpośrednio Pani/Pana dotyczących jest dobrowolne aczkolwiek warunkuje uczestnictwo w ww. postępowaniu;
  • w odniesieniu do Pani/Pana danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
  • posiada Pani/Pan:
  • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących,
  • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych* ,
  • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO **,
  • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna Pani/Pan, że przetwarzanie danych osobowych Pani/Pana dotyczących narusza przepisy RODO,
  • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 21 RODO;
  • nie przysługuje Pani/Panu:
  • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych,
  • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO.

* Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego ani zmianą postanowień umowy w zakresie niezgodnym z treścią ww. postępowania.

** Wyjaśnienie: prawo do ograniczenia przetwarzania nie ma zastosowania w odniesieniu do przechowywania, w celu zapewnienia korzystania ze środków ochrony prawnej lub w celu ochrony praw innej osoby fizycznej lub prawnej, lub z uwagi na ważne względy interesu publicznego Unii Europejskiej lub państwa członkowskiego.

 

 

18. Załączniki do niniejszego zamówienia

Integralną częścią zamówienia są załączniki:

  • Załącznik Nr 1 – Zaproszenie do składania ofert,
  • Załącznik Nr 2 – Ogólny opis przedmiotu zamówienia,
  • Załącznik Nr 3 – Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia Brief (wysyłany po zawarciu umowy o zachowaniu poufności),
  • Załącznik Nr 4 – Formularz oferty, który ma być wypełniony i dostarczony przez Wykonawcę  wraz ze wskazanymi w jego treści załącznikami,
  • Załącznik Nr 5 – Wzór umowy,
  • Załącznik Nr 6 - Wycena usług,
  • Załącznik Nr 7 – Oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia i dyspozycyjności w czasie realizacji zamówienia w języku angielskim, podpisane przez każdego eksperta kluczowego,
  • Załącznik Nr 8 – Informacje o rachunku bankowym według wzoru procedur Komisji Europejskiej,
  • Załącznik Nr 9 – Przykładowa siatka oceny kryteriów administracyjnych,
  • Załącznik Nr 10 – Oświadczenie na papierze firmowym,
  • Załącznik Nr 11 – Lista podmiotów zaproszonych przez Fundację Centrum Edukacji Obywatelskiej podmiotów do złożenia oferty
  • Załącznik Nr 12 – Wzór umowy o zachowaniu poufności.

Załączniki: 

Data dodania: 

czwartek, Maj 14, 2020 - 12:38

Data aktualizacji : 

wtorek, Czerwiec 30, 2020 - 18:42